Atualização GTD, Parte 5: Construindo o Hábito da Revisão Semanal
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Atualização GTD, Parte 5: Construindo o Hábito da Revisão Semanal

No início da palestra gravada de David Allen, Getting Things Done Fast , ele diz ao público que a parte mais importante, mas a mais difícil de se tornar mais produtivo, é reservar um tempo semanal para uma semana Reveja. Mais importante porque essas duas horas de “intervalo” uma vez por semana é onde praticamente toda a magia GTD acontece - é onde garantimos que tudo está fora de nossas cabeças e em nosso sistema confiável, para que possamos use nossos cérebros para fazer Boas Coisas em vez de nos importunar com as Boas Coisas que deveríamos fazer. Mais difícil porque ... bem, eu tenho minhas teorias.

Em primeiro lugar, as revisões semanais são difíceis porque é simplesmente difícil, no sentido prático, tirar uma ou duas horas de folga e focar no panorama geral . Essa dificuldade é agravada por fatores psicológicos - por um lado, a maioria de nós sente que nosso envolvimento momento a momento em nosso trabalho é essencial, e se não estivermos realmente trabalhando no trabalho - mesmo no trabalho ocupado - tememos que as coisas vão desmoronar . Por outro lado, gastar algumas horas pensando sobre nosso trabalho não parece um trabalho - pode levar algum tempo para que possamos entender que este “meta-trabalho” é uma parte importante de nosso trabalho como um todo < / forte>.

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Existem também razões emocionais. Por um lado, acho que a maioria de nós tem medo, em algum nível, de passar tanto tempo conosco. Que tipo de coisa vamos descobrir? A autorreflexão pode ser assustadora! Além disso, a maioria de nós foi criada para ver essa autorreflexão como algo egoísta - quem somos nós para merecer esse tipo de escrutínio? Isso nos leva a não confiar em nós mesmos, o que leva a uma falta de honestidade que mina o hábito da revisão semanal - você não pode construir um sistema confiável sem confiar em si mesmo!

Para mim , sempre houve alguma combinação desses fatores. Minha agenda é meio caótica - não apenas por causa da desorganização, mas porque, como parte acadêmica do meu trabalho, é responder a tudo o que meus 150 alunos em qualquer semestre jogarem contra mim, e fazer isso com bastante rapidez. Em minha outra vida como escritor, embora eu possa bloquear meu tempo para o trabalho, estou um pouco à mercê dos editores, clientes e, claro, do meu público - quem sabe que emergência trará a próxima semana?

Todo esse caos tornou difícil para mim me envolver em uma revisão semanal de forma consistente - todos os esforços duraram algumas semanas e depois caíram no esquecimento enquanto o resto da minha vida se acumulava (um sinal, talvez , que eu não estava indo muito bem de qualquer maneira). Além disso, muito do que eu faço nas avaliações semanais é prejudicado mais tarde, conforme eu coloco meus planos em prática, o que torna cada vez mais difícil confiar em mim mesmo, o que, novamente, é ruim para o meu sistema confiável.

Um retorno à confiança

Eu sei de tudo isso, então quando comecei o processo de me comprometer novamente a construir um sistema o mais próximo possível do GTD, eu sabia que teria que lidar com isso.

Felizmente, tenho algumas coisas trabalhando a meu favor e acho que fiz algumas coisas certas ao estabelecer as bases desta vez.

Embora eu não tenha sempre fui muito bom com a revisão semanal, geralmente tenho sido bom em manter minhas listas atualizadas e em fazer "mini-revisões" - rolar minha lista de projetos a cada poucos dias para ver se há algo que eu poderia ser adicionando como próximas ações. Esta é uma das principais práticas que compõem a revisão semanal, então eu resolvi essa parte e posso desenvolvê-la.

O que me deixa mais esperançoso desta vez é que eu adicionei uma lista de áreas de foco à minha configuração, com a ideia de que não apenas gero tarefas de minha lista de projetos, mas também gero projetos e tarefas de minha lista de áreas de foco. Isso deve me ajudar manter o controle, já que a) é algo que eu não faço em minhas "mini-revisões" eb) leva à parte "olhando para o futuro" da revisão semanal, que é a parte que acho que me assusta (e a outros).

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Isso deixa, é claro, a preocupação prática de programar o horário. Sextas-feiras são naturais para mim, já que raramente trabalho às sextas - mas embora eu tenha feito análises semanais às sextas-feiras nas últimas semanas, estou pensando que as segundas-feiras podem ser melhores, já que me colocam “mais perto da ação” - tenho uma ideia melhor do que está acontecendo ao redor eu no começo do semana do que adivinhando o que pode estar acontecendo no final da semana anterior.

Fazendo as revisões semanais

Como eu disse no início de Nesta postagem, as revisões semanais são importantes - em vez de esgotar seu tempo de trabalho disponível, feito da maneira certa, a revisão semanal deve adicionar não apenas ao seu tempo de trabalho, mas também à sua confiança e calma para fazer isso trabalho. Para ter uma ideia de como deve ser uma revisão semanal, dê uma olhada em minha postagem de volta ao básico do ano passado.

Mais do que qualquer outra coisa, porém, uma revisão semanal é um ponto de conexão entre você e seu trabalho. Vivemos em uma sociedade dinâmica onde o trabalho - qualquer trabalho - é esperado de cada um de nós, o tempo todo. Os americanos, especialmente, trabalham mais do que qualquer pessoa - não necessariamente com mais eficiência ou em coisas mais importantes, mas mais horas e com menos intervalos. É muito fácil, em toda essa pressa de trabalho pelo trabalho, perder a noção de por que o estamos fazendo e do que isso tem a ver conosco como pessoas.

Uma revisão semanal é sobre gerenciamento e agendamento de tarefas, mas também sobre se reconectar com nosso trabalho de uma forma pessoal , avaliando nosso trabalho em termos de metas de propósito superior e objetivos de vida , alinhando o trabalho que fazemos hoje com os sonhos que temos de amanhã. Não temos muitos momentos como esse na vida, então é importante que os criemos para nós mesmos.